Jak urządzić funkcjonalne archiwum firmowe?

Dobrze zorganizowane archiwum firmowe pozwala szybko odnaleźć potrzebne dokumenty, ogranicza ryzyko ich zagubienia i ułatwia utrzymanie porządku. Nawet niewielkie pomieszczenie może pomieścić dużą liczbę segregatorów oraz pudeł archiwizacyjnych, jeśli zostanie odpowiednio zaplanowane.

Podstawą funkcjonalnego archiwum są właściwie dobrane regały, czytelny system oznaczeń oraz przemyślane rozmieszczenie dokumentów. Warto również pozostawić miejsce na kolejne materiały, ponieważ firmowa dokumentacja regularnie się powiększa.

Zacznij od podziału dokumentów

Przed ustawieniem regałów warto sprawdzić, jakie materiały będą przechowywane w archiwum. Dokumenty można podzielić według działów, rodzaju, roku powstania lub okresu przechowywania.

Osobne miejsce można przeznaczyć między innymi na:

1. dokumenty księgowe,

2. umowy i dokumentację handlową,

3. dokumenty pracownicze,

4. faktury oraz potwierdzenia płatności,

5. instrukcje i dokumentację techniczną,

6. materiały przeznaczone do zniszczenia po upływie okresu przechowywania.

Nie wszystkie dokumenty muszą znajdować się w tym samym pomieszczeniu. Materiały wykorzystywane na co dzień warto umieścić bliżej stanowisk pracy, natomiast starsze dokumenty mogą zostać przeniesione do właściwego archiwum.

Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji i obowiązujących przepisów. Przed usunięciem materiałów należy upewnić się, że wymagany termin rzeczywiście upłynął.

Dokładnie zmierz pomieszczenie

Przed zakupem wyposażenia należy zmierzyć długość, szerokość i wysokość pomieszczenia. Trzeba także uwzględnić położenie drzwi, okien, grzejników, instalacji elektrycznej oraz elementów, które mogą utrudniać ustawienie regałów.

Konstrukcje najlepiej rozmieścić wzdłuż ścian, pozostawiając wygodne przejście. Jeżeli pomieszczenie jest wystarczająco szerokie, można zaplanować dodatkowe ciągi pośrodku.

Przejścia powinny umożliwiać swobodne wyjmowanie segregatorów i przenoszenie pudeł. Regały nie mogą blokować drzwi, dróg ewakuacyjnych ani dostępu do wyposażenia przeciwpożarowego.

Wybierz regały dopasowane do archiwum

Do przechowywania firmowej dokumentacji dobrze sprawdzają się regały lekkie. Zajmują stosunkowo niewiele miejsca, a regulowana wysokość poziomów pozwala dopasować je do segregatorów i pudeł archiwizacyjnych.

Regały lekkie InWarehouse są wyposażone w pięć regulowanych półek. Nośność każdej z nich wynosi do 150 kg przy równomiernym rozłożeniu ciężaru. Konstrukcja bezśrubowa i system zatrzaskowy ułatwiają montaż oraz późniejsze dostosowanie układu poziomów.

Dostępne są modele z półkami metalowymi oraz z płytą MDF. W suchym pomieszczeniu przeznaczonym na dokumenty dobrze sprawdzą się oba rozwiązania.

Półki MDF tworzą gładką powierzchnię, na której wygodnie można ustawić segregatory i pudełka. Półki metalowe są natomiast łatwe do czyszczenia i odpowiednie do intensywnie użytkowanych pomieszczeń.

Sprawdź rzeczywistą wagę dokumentów

Segregatory i papier mogą być znacznie cięższe, niż się wydaje. Dlatego przed zapełnieniem regału trzeba sprawdzić dopuszczalne obciążenie jednej półki oraz całej konstrukcji.

Ciężar powinien być rozłożony równomiernie. Nie należy ustawiać wszystkich pełnych segregatorów w jednym miejscu, pozostawiając pozostałą część półki pustą.

Najcięższe pudła i najrzadziej przenoszone materiały najlepiej umieścić na dolnych poziomach. Poprawia to stabilność regału i zmniejsza ryzyko upuszczenia ciężkiego opakowania podczas zdejmowania go z wysokości.

Dopasuj wysokość półek do dokumentów

Zbyt duże odstępy pomiędzy poziomami powodują utratę miejsca. Zbyt małe utrudniają natomiast swobodne wyjmowanie segregatorów.

Przed montażem warto zmierzyć wysokość pudeł oraz segregatorów i pozostawić nad nimi niewielki zapas. Dzięki regulowanym półkom można stworzyć różne strefy w obrębie jednego regału.

Na jednym poziomie mogą znajdować się klasyczne segregatory, na innym pudełka archiwizacyjne, a na kolejnym teczki lub większe opakowania z dokumentacją techniczną.

Stwórz czytelny system oznaczeń

Każdy regał, poziom oraz pojemnik powinien mieć własne oznaczenie. Najprostszy system może składać się z litery przypisanej do regału i numeru oznaczającego półkę.

Przykładowy adres archiwalny „B 3” może oznaczać trzeci poziom regału B. Tę samą informację warto wpisać do papierowego lub elektronicznego spisu dokumentów.

Etykiety powinny być czytelne i umieszczone w stałych miejscach. Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie jednego schematu nazewnictwa, na przykład:

1. nazwa działu,

2. rodzaj dokumentów,

3. rok lub zakres dat,

4. numer kolejny pudełka,

5. planowana data zakończenia przechowywania.

Dzięki temu pracownik nie musi otwierać każdego opakowania, aby znaleźć potrzebne materiały.

Ułóż dokumenty według częstotliwości używania

Najczęściej wykorzystywane materiały powinny znajdować się w najłatwiej dostępnej części archiwum, najlepiej pomiędzy wysokością kolan a ramion.

Dokumenty potrzebne sporadycznie można umieścić wyżej lub w dalszej części pomieszczenia. Ciężkich pudeł nie należy jednak przechowywać na najwyższych poziomach.

Archiwalne materiały można uporządkować chronologicznie, na przykład od najnowszych przy wejściu do najstarszych w głębi pomieszczenia. Ważne, aby wybrany system był konsekwentnie stosowany przez wszystkich pracowników.

Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów

Archiwum powinno być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Jest to szczególnie ważne w przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe, informacje finansowe lub dane pracowników.

Pomieszczenie powinno być suche, czyste i odpowiednio wentylowane. Dokumentów nie należy ustawiać bezpośrednio na podłodze, ponieważ nawet niewielkie zalanie może doprowadzić do ich zniszczenia.

Trzeba również ograniczyć ryzyko kontaktu papieru z wilgocią, wysoką temperaturą i źródłami ognia. Jeżeli w pomieszczeniu występuje podwyższona wilgotność, należy najpierw usunąć jej przyczynę.

Połącz regały ustawione obok siebie

Jeżeli w archiwum ustawiono kilka regałów lekkich obok siebie, można zastosować przeznaczone do nich łączniki. Pomagają one zachować równą linię konstrukcji i zwiększają stabilność całego ciągu.

Łącznik powinien być kompatybilny z wybranym modelem regału. Nie zastępuje jednak prawidłowego montażu ani dodatkowego mocowania do ściany, jeżeli jest ono wymagane ze względu na wysokość konstrukcji, podłoże lub warunki użytkowania.

Pozostaw miejsce na kolejne dokumenty

Archiwum zapełnione już w dniu uruchomienia szybko przestanie być funkcjonalne. Podczas planowania warto pozostawić wolne miejsce na dokumenty, które pojawią się w kolejnych miesiącach.

Wolną przestrzeń można rozłożyć pomiędzy poszczególne działy albo przeznaczyć jeden regał na przyszłe materiały. Ułatwi to zachowanie ustalonego układu i ograniczy konieczność częstego przenoszenia całego archiwum.

Dobrym rozwiązaniem jest także regularny przegląd zawartości. Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, powinny zostać usunięte zgodnie z firmową procedurą i zasadami bezpiecznego niszczenia.

Najczęstsze błędy podczas urządzania archiwum

Jednym z najczęstszych problemów jest ustawianie dokumentów bez stałego systemu oznaczeń. Początkowo można jeszcze odnaleźć potrzebne materiały, ale wraz z rozwojem archiwum zajmuje to coraz więcej czasu.

Problemy powodują również:

1. zbyt mała liczba regałów,

2. brak wolnego miejsca na nowe dokumenty,

3. ustawianie ciężkich pudeł na górnych poziomach,

4. przekraczanie dopuszczalnej nośności półek,

5. przechowywanie dokumentów bezpośrednio na podłodze,

6. stosowanie nieczytelnych lub niespójnych etykiet,

7. brak kontroli nad dostępem do poufnej dokumentacji,

8. zastawianie przejść dodatkowymi kartonami.

Usunięcie tych błędów poprawia bezpieczeństwo i znacznie skraca czas potrzebny na znalezienie dokumentów.

Funkcjonalne archiwum firmowe krok po kroku

Urządzanie archiwum warto rozpocząć od podziału dokumentacji, pomiaru pomieszczenia i określenia wymaganej liczby regałów. Następnie należy dopasować wysokość półek, nadać każdemu miejscu czytelne oznaczenie i przygotować spis przechowywanych materiałów.

Najważniejsze jest zachowanie jednego systemu przez cały okres użytkowania archiwum. Nawet proste oznaczenia będą skuteczne, jeżeli każdy pracownik będzie stosował je w taki sam sposób.

W ofercie InWarehouse znajdziesz regały lekkie z półkami metalowymi lub MDF, które można wykorzystać do organizacji biura, zaplecza oraz firmowego archiwum. Dostępne warianty wymiarowe pozwalają dopasować wyposażenie zarówno do niewielkiego pomieszczenia, jak i większej przestrzeni przeznaczonej na dokumentację.